Tổng hợp các kỹ năng Excel chuyên nghiệp dành cho dân văn phòng

Sử dụng thành thạo bảng tính Excel là yêu cầu bắt buộc đối với nhân viên văn phòng hiện nay, đặc biệt là bộ phận kế toán. Nhằm hỗ trợ quý khách hàng xử lý công việc trôi chảy hơn, CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ MÁY VĂN PHÒNG MAI HOÀNG xin chia sẻ 20 thủ thuật hữu ích giúp bạn làm chủ phần mềm này một cách hiệu quả nhất.

1. Kỹ thuật chọn nhanh toàn bộ dữ liệu

Thông thường, chúng ta hay dùng tổ hợp phím Ctrl + A để bôi đen. Tuy nhiên, bạn có thể thực hiện nhanh hơn bằng cách click chuột vào biểu tượng hình tam giác nhỏ nằm ở góc giao nhau giữa thanh tiêu đề hàng và cột.

2. Khởi động nhiều tệp tin Excel cùng lúc

Thay vì mở thủ công từng file, bạn chỉ cần bôi đen các tệp tin cần dùng trong thư mục lưu trữ và nhấn phím Enter. Ngay lập tức, tất cả các bảng tính sẽ được hệ thống mở lên đồng thời.

3. Luân chuyển giữa các bảng tính đang mở

Để chuyển đổi nhanh chóng giữa các file Excel đang làm việc mà không cần dùng chuột, bạn hãy sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Tab. Cách này giúp bạn thao tác liên tục và chuyên nghiệp hơn.

4. Tùy chỉnh thanh công cụ Quick Access

Bạn có thể đưa các lệnh thường dùng như Copy, Cut lên thanh công cụ phía trên bằng cách vào File -> Options -> Quick Access Toolbar. Tại đây, hãy chọn các lệnh cần thiết từ cột trái và chuyển sang cột phải rồi lưu lại.

5. Tạo đường chéo phân tách trong ô

Khi cần chia tiêu đề cho hàng và cột trong cùng một ô, hãy chuột phải vào ô đó, chọn Format Cells. Tại tab Border, bạn chọn biểu tượng đường chéo để tạo vách ngăn thẩm mỹ.

6. Thêm hàng hoặc cột hàng loạt

Để chèn nhiều dòng hoặc cột cùng một lúc, bạn hãy bôi đen số lượng dòng/cột tương ứng muốn thêm, sau đó click chuột phải và chọn Insert.

7. Sao chép và di chuyển dữ liệu siêu tốc

Muốn di chuyển dữ liệu, hãy bôi đen vùng đó rồi kéo đường biên đến vị trí mới. Nếu muốn sao chép, bạn thực hiện tương tự nhưng hãy giữ thêm phím Ctrl trong lúc kéo chuột.

8. Loại bỏ các dòng trống trong bảng dữ liệu

Để làm sạch bảng tính, hãy sử dụng chức năng Filter trong tab Data. Bạn bỏ chọn tất cả và chỉ tích vào mục Blanks, sau đó xóa các dòng trắng hiện ra để dữ liệu trở nên liền mạch.

9. Tìm kiếm thông minh bằng ký tự đại diện

Nếu không nhớ chính xác từ cần tìm, bạn có thể dùng dấu ? để thay thế cho một ký tự hoặc dấu * để thay thế cho một chuỗi ký tự trong hộp thoại tìm kiếm (Ctrl + F).

10. Lọc các giá trị duy nhất (không trùng lặp)

Vào tab Data -> Advanced, chọn mục Unique records only. Tính năng này sẽ giúp bạn lọc ra danh sách các mặt hàng hoặc mã số mà không bị lặp lại dữ liệu.

11. Kiểm soát dữ liệu nhập vào (Data Validation)

Để giới hạn giá trị nhập (ví dụ chỉ cho phép nhập tuổi từ 18-60), bạn hãy vào Data -> Data Validation. Tại đây, thiết lập điều kiện và thông báo nhắc nhở khi người dùng nhập sai quy định.

12. Di chuyển nhanh đến các mép bảng tính

Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + phím mũi tên để nhảy nhanh đến ô cuối cùng có dữ liệu theo hướng tương ứng. Điều này cực kỳ hữu ích với các bảng tính có hàng ngàn dòng.

13. Chuyển đổi dữ liệu từ hàng sang cột

Bạn copy vùng dữ liệu, sau đó chọn vị trí mới, vào Home -> Paste -> Transpose. Dữ liệu đang nằm ngang sẽ ngay lập tức được chuyển thành dọc và ngược lại.

14. Mẹo ẩn nội dung ô bí mật

Để dữ liệu vẫn tồn tại nhưng không hiển thị trên màn hình, bạn vào Format Cells -> Number -> Custom và nhập chuỗi ký tự ;;; vào ô Type, sau đó nhấn OK.

15. Sử dụng ký tự & để nối chuỗi

Thay vì dùng hàm CONCATENATE phức tạp, bạn chỉ cần dùng ký hiệu & giữa các ô (ví dụ: =A1&B1) để ghép nội dung từ nhiều cột khác nhau vào một ô duy nhất.

16. Biến đổi chữ hoa và chữ thường

Sử dụng hàm UPPER để viết hoa toàn bộ, LOWER để viết thường và PROPER để viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ.

17. Nhập số 0 ở đầu dãy số

Excel thường tự xóa số 0 ở đầu. Để khắc phục, bạn chỉ cần thêm một dấu nháy đơn (') trước dãy số cần nhập (ví dụ: '0979...).

18. Rút ngắn thời gian nhập liệu bằng AutoCorrect

Bạn có thể thiết lập viết tắt trong File -> Options -> Proofing -> AutoCorrect Options. Ví dụ, thiết lập gõ "MH" sẽ tự động hiển thị đầy đủ tên công ty Mai Hoàng.

19. Xem nhanh các thông số thống kê

Khi bôi đen một vùng số liệu, bạn có thể nhìn xuống thanh trạng thái phía dưới để xem Tổng (Sum) hoặc Trung bình (Average). Chuột phải vào thanh đó để chọn thêm các mục như Max, Min.

20. Đổi tên Sheet bằng thao tác đúp chuột

Thay vì chuột phải chọn Rename, bạn chỉ cần click đúp chuột trái trực tiếp vào tên Sheet ở phía dưới cùng để thực hiện việc đổi tên một cách nhanh chóng.

Hy vọng 20 thủ thuật trên sẽ giúp ích cho công việc hàng ngày của bạn. Nếu cần hỗ trợ về kỹ thuật hoặc các thiết bị văn phòng, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.

Thông tin liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ MÁY VĂN PHÒNG MAI HOÀNG
  • Điện thoại: 0794 481 888
  • Email: mayvanphongmaihoang@gmail.com
  • Văn phòng: 107/5b Tổ 79, Ấp Tam Đông, Hóc Môn, TP Hồ Chí Minh
  • Website: https://maihoangphotocopy.com